Scadenzario Excel per i documenti aziendali: modello gratuito da scaricare

Ogni azienda ha documenti che scadono: DURC, visure, certificati di qualità, attestati di formazione, polizze, autorizzazioni. Finché sono pochi basta la memoria. Quando diventano decine, e i clienti iniziano a chiederli, serve uno scadenzario: un elenco unico con le date, che dica a colpo d’occhio cosa è scaduto e cosa sta per scadere.

Abbiamo preparato un modello di scadenzario Excel gratuito, pensato per i documenti aziendali. In questa guida trovate il file da scaricare, come usarlo, come costruirne uno da zero e cosa fare quando un foglio di calcolo non basta più.

Scarica lo scadenzario Excel gratuito

Scarica il modello (.xlsx)

Il file è libero, senza registrazione e senza macro. Funziona con Microsoft Excel, LibreOffice Calc e Google Fogli. Contiene:

• un foglio Scadenzario già impostato per 200 documenti, con alcune righe di esempio;
• il calcolo automatico dei giorni alla scadenza e dello stato (valido, in scadenza, scaduto);
• i colori: rosso per i documenti scaduti, giallo per quelli in scadenza, verde per quelli validi;
• un preavviso diverso per ogni documento (per esempio 30 giorni per il DURC, 90 per un certificato ISO);
• un menu a tendina per l’ambito (sicurezza, amministrativo, qualità, ambiente, moda, NIS2) e i filtri per vedere solo quello che serve;
• una colonna per annotare a quale cliente avete inviato il documento e quando;
• un foglio di istruzioni.

Come usare il modello

1. Una riga per documento. Se un documento esiste per più persone (gli attestati di formazione) o per più sedi, fate una riga per ciascuno.
2. La data di scadenza è l’unico campo indispensabile. Per i documenti che non hanno una scadenza di legge, come il DVR o una politica aziendale, scrivete la data del prossimo riesame.
3. Scegliete il preavviso. È il numero di giorni prima della scadenza in cui la riga diventa gialla. Per un rinnovo che richiede un audit esterno servono settimane, non giorni.
4. Assegnate un responsabile. Una scadenza senza un nome accanto resta di nessuno.
5. Apritelo ogni settimana e filtrate la colonna Stato su «In scadenza» e «Scaduto».

Quali documenti mettere nello scadenzario

Ogni azienda ha la sua lista. Questi sono i documenti che compaiono più spesso nelle richieste di clienti e committenti, con la loro validità tipica:

Documento	Validità tipica
DURC	120 giorni
Visura camerale	Molti clienti la chiedono con meno di 6 mesi
DVR	Nessuna scadenza fissa, da aggiornare entro 30 giorni dalle modifiche (vedi la guida al DVR)
Formazione generale e specifica dei lavoratori	Aggiornamento ogni 5 anni
Formazione antincendio e primo soccorso	Aggiornamenti periodici, di solito ogni 3-5 anni
Certificati ISO 9001, 14001, 45001, 27001	3 anni, con audit di sorveglianza annuali
Certificato SA8000	3 anni, con audit di sorveglianza (vedi la guida alla SA8000)
OEKO-TEX, GOTS, GRS	1 anno (vedi le certificazioni tessili)
Polizze assicurative	Di solito annuali
Autorizzazioni ambientali	Variabile, indicata nell’atto
Politiche di sicurezza informatica (NIS2)	Riesame almeno annuale con firma della direzione (vedi la guida alla NIS2)

Le validità sono indicative: fa sempre fede quanto scritto sul documento o previsto dalla norma che lo regola.

Come creare uno scadenzario Excel da zero

Se preferite costruirne uno vostro, bastano tre formule.

1. Le colonne

Il minimo indispensabile: Documento, Responsabile, Data scadenza, Giorni alla scadenza, Stato. Aggiungete poi quello che vi serve: ambito, ente emittente, dove si trova il file, a chi è stato inviato.

2. I giorni alla scadenza

Se la data di scadenza è nella colonna F, nella colonna dei giorni scrivete:

=SE(F5="";"";F5-OGGI())

La funzione OGGI() si aggiorna da sola ogni volta che il file viene aperto. Formattate la cella come numero, non come data.

3. Lo stato

Con i giorni nella colonna H e il preavviso nella colonna G:

=SE(F5="";"";SE(H5<0;"Scaduto";SE(H5<=G5;"In scadenza";"Valido")))

4. I colori

Selezionate le righe, poi Home → Formattazione condizionale → Nuova regola → Utilizza una formula. Con la formula =$I5="Scaduto" scegliete il rosso, con =$I5="In scadenza" il giallo. Il simbolo $ prima della colonna colora tutta la riga.

Un consiglio: trasformate l’elenco in una tabella (Inserisci → Tabella). Le formule e i colori si estendono da soli alle righe nuove e avete i filtri già pronti.

Scadenzario Excel con avviso email: si può fare?

È una delle richieste più frequenti, e la risposta onesta è: Excel da solo non manda email. Il file non fa nulla finché qualcuno non lo apre. Le strade possibili sono tre:

• Macro VBA con Outlook: una macro che, all’apertura del file, scrive un’email per i documenti in scadenza. Funziona solo se il file viene aperto, su un computer con Outlook, e le macro sono spesso bloccate dalle policy di sicurezza aziendali.
• Power Automate con Excel su OneDrive o SharePoint: un flusso pianificato legge la tabella ogni giorno e manda gli avvisi. È la soluzione più solida restando in Microsoft 365, ma va configurata e mantenuta da qualcuno che la conosca.
• Promemoria nel calendario: per ogni scadenza importante, un evento con avviso in Outlook o Google Calendar. Semplice, ma è un secondo elenco da tenere allineato al primo.

Il nostro modello non contiene macro, per questo lo stato cambia solo quando aprite il file. È una scelta voluta: un file senza macro si apre ovunque e non viene bloccato.

Quando lo scadenzario Excel non basta più

Lo scadenzario Excel funziona bene finché i documenti sono qualche decina e lo aggiorna una persona sola. I problemi arrivano quando:

• la persona che lo tiene va in ferie, cambia ruolo o lascia l’azienda;
• il foglio dice che un certificato è rinnovato, ma nessuno sa dove sia il PDF nuovo;
• un cliente chiede «cosa ci avete mandato l’anno scorso?» e non c’è traccia;
• gli stessi documenti vanno preparati per più clienti, ognuno con il suo questionario o la sua piattaforma;
• i documenti che scadono sono troppi per essere controllati a mano ogni settimana.

A quel punto serve uno strumento che tenga insieme il documento e la sua scadenza, mandi gli avvisi senza che nessuno debba aprire un file e conservi lo storico. È quello che fa Fascicolo Fornitore: un archivio per i documenti di conformità, con avvisi automatici prima della scadenza, solleciti al responsabile e poi al titolare, storico delle versioni e registro di cosa è stato inviato a ciascun cliente.