Contattaci

Fascicolo Fornitore

Tutto quello che i tuoi clienti ti chiedono, pronto quando lo chiedono.

Prenota il check-upCome funziona
Illustrazione di un fascicolo fornitore: elenco di documenti con il loro stato, un avviso di scadenza e la conferma di invio al cliente

Fascicolo Fornitore raccoglie in un unico archivio i documenti che i clienti chiedono ai fornitori: per la qualifica, per gli audit dei brand, per i questionari NIS2. Li tiene validi con scadenze e avvisi, prepara il fascicolo per ogni cliente che lo chiede e conserva la traccia di cosa è stato inviato, a chi e quando.

Le stesse carte, chieste da tutti, ogni volta da capo

I clienti grandi chiedono ai fornitori di dimostrare che sono in regola: per la qualifica fornitori, per gli audit dei brand, per la NIS2. Ogni richiesta arriva in un formato diverso. Il rischio non è una multa: è perdere il cliente.

  • Ogni questionario si compila da zero, anche se il precedente chiedeva le stesse cose
  • I certificati scadono e se ne accorge il cliente
  • Gli stessi file vanno caricati su dieci piattaforme diverse
  • Non resta traccia di cosa è stato inviato, a chi e quando
  • Le scadenze stanno in un Excel o nella testa di una persona

Un archivio che lavora al posto tuo

  • Catalogo documenti pronto

    Un elenco già impostato dei documenti per qualifica fornitori, NIS2 e audit della moda. Ogni richiesta pesca da lì.

  • Scadenze e avvisi

    Ogni documento ha la sua scadenza. Gli avvisi partono a 60, 30 e 7 giorni: prima al responsabile, poi al titolare.

  • Un fascicolo per ogni cliente

    Per ogni cliente o brand si genera il fascicolo con indice, da inviare o caricare sulla sua piattaforma.

  • Registro degli invii

    Cosa è stato mandato, a chi, quando e in quale versione. Conservato a norma.

  • Riesame annuale

    Le policy da rivedere ogni anno tornano alla direzione per la lettura e la firma.

  • Ruoli e storico

    Responsabili, permessi e versioni precedenti nel sistema: l'azienda risponde anche se manca una persona.

Come funziona

Dal primo incontro alla risposta a un cliente, in quattro passaggi.

  1. Check-up documentale

    Guardiamo insieme le richieste ricevute e i documenti che hai: cosa c'è, cosa manca, cosa sta per scadere.

  2. Attivazione

    Configuriamo l'archivio con il catalogo dei tuoi documenti, le scadenze e i responsabili.

  3. Scadenze sotto controllo

    Gli avvisi partono da soli. Al rinnovo la nuova versione prende il posto della vecchia, che resta nello storico.

  4. Risposta ai clienti

    Arriva un questionario: il sistema confronta le richieste con i documenti validi e prepara il fascicolo.

Cosa cambia

OggiCon Fascicolo FornitoreIl risultato
Un questionario da compilareSi parte dal catalogo e si completano solo i documenti mancantiRisposte in ore invece che in giorni
Un certificato in scadenzaAvvisi a 60, 30 e 7 giorni e sollecito al titolareNessuna sorpresa in audit
Dieci piattaforme dei brandUn fascicolo per cliente, generato dall'archivio unicoIl lavoro si fa una volta
Una contestazione del clienteRegistro degli invii conservato a normaLa prova di cosa hai mandato
La persona chiave è in ferieRuoli, responsabili e storico nel sistemaL'azienda risponde lo stesso

I documenti che gestisce

Partiamo da un catalogo già pronto, che rifiniamo con te durante l'attivazione.

  • Qualifica fornitori

    DURC · visura camerale · certificato antimafia · polizze assicurative · certificazioni ISO 9001, 14001 e 45001 · DVR, nomine e formazione · codici di condotta firmati

  • Moda e pelle

    Autorizzazioni ambientali e registri dei rifiuti · regolarità dei terzisti · LWG, GOTS, GRS, RCS, OEKO-TEX, SA8000 · dichiarazioni REACH e conformità ZDHC · test di laboratorio per lotto · elenco dei sub-fornitori

  • NIS2

    Politica di sicurezza e registro dei riesami · valutazione dei rischi · piano di risposta agli incidenti · backup e test di ripristino · autenticazione a più fattori · formazione del personale · ISO/IEC 27001

Per chi è

Per le PMI fornitrici tra 15 e 100 addetti: abbastanza grandi da essere controllate dai clienti, troppo piccole per avere un ufficio compliance.

  • Fornitori della moda e della pelle

    Concerie, terzisti, tessile e pelletteria che ricevono audit da più brand.

  • Fornitori di aziende NIS2

    Informatica, software, servizi gestiti, logistica e manutenzione per aziende soggette alla NIS2.

  • Chi entra in un albo fornitori

    Aziende che devono qualificarsi, o restare, nell'albo di un grande committente.

Domande frequenti

Fascicolo Fornitore mi rende conforme alla NIS2?

No. Non scriviamo le policy di sicurezza e non certifichiamo nulla: rendiamo dimostrabile, in ogni momento, la conformità che hai. I documenti li producono la tua azienda e i tuoi consulenti.

È un software di cybersecurity?

No: non protegge i computer, protegge le prove. Tiene in ordine i documenti, le scadenze e la traccia di cosa hai inviato ai clienti.

Su quale piattaforma è costruito?

Su ARXivar, la piattaforma di gestione documentale che installiamo e seguiamo nelle aziende dal 2008. L’archivio è tuo: carichi i documenti una volta e rispondi a tutti i clienti.

Lavorate con i nostri consulenti?

Sì. I consulenti NIS2, ISO, SA8000 e della sicurezza sul lavoro producono i documenti; Fascicolo Fornitore li tiene aggiornati e pronti da inviare.

Come si inizia?

Con un check-up documentale: guardiamo le ultime richieste dei tuoi clienti e i documenti che hai oggi, e ti consegniamo l’elenco di cosa c’è, cosa manca e cosa sta per scadere.

Cosa serve per il check-up documentale?

Le ultime richieste ricevute dai clienti (questionari, email, richieste di audit) e l’elenco, anche approssimativo, dei documenti che hai oggi. Al resto pensiamo noi.

Guide correlate

Parti dal check-up documentale

Guardiamo insieme le richieste dei tuoi clienti e i documenti che hai oggi. Ti diciamo cosa c'è, cosa manca e cosa sta per scadere.

Prenota il check-up