Servizi
Tutto quello che i tuoi clienti ti chiedono, pronto quando lo chiedono.
Fascicolo Fornitore è il servizio di Risolvi per le PMI che lavorano come fornitori di brand e grandi aziende. Raccoglie una volta sola i documenti di conformità che i clienti chiedono per la qualifica fornitori, per gli audit e per i questionari NIS2, li tiene validi con scadenze e avvisi e prepara in poco tempo il fascicolo per ogni cliente che lo chiede.
Le stesse carte, chieste da tutti, ogni volta da capo
I clienti grandi chiedono sempre più spesso ai fornitori di dimostrare che sono in regola. Lo fanno per obbligo di legge, come le aziende soggette alla direttiva NIS2, o per proteggere il proprio marchio, come i brand della moda e del lusso. Per la PMI fornitrice il risultato è lo stesso: richieste continue di documenti, ognuna in un formato diverso.
Oggi, nella maggior parte delle aziende, la risposta è fatta di cartelle condivise, email e un foglio Excel tenuto da una persona sola. Ogni questionario si compila da zero, anche se il precedente chiedeva le stesse cose. I certificati scadono e se ne accorge il cliente. Non resta traccia di cosa è stato mandato, a chi e quando.
Il rischio non è una multa: è perdere un cliente importante o uscire dall’albo fornitori di un brand.
Cosa fa Fascicolo Fornitore
| Il problema | Cosa fa Fascicolo Fornitore | Cosa ottieni |
|---|---|---|
| Ogni questionario si compila da zero | Un catalogo di documenti già pronto per qualifica fornitori, NIS2 e audit della moda; ogni richiesta pesca da lì | Risposte in ore invece che in giorni |
| Certificati scaduti scoperti dal cliente | Una scadenza su ogni documento, avvisi a 60, 30 e 7 giorni, sollecito al responsabile e poi al titolare | Nessuna brutta figura in audit |
| Gli stessi file caricati su dieci piattaforme diverse | Un fascicolo per ogni cliente o brand, generato dall’archivio unico | Il lavoro si fa una volta |
| Nessuna traccia di cosa è stato inviato | Un registro degli invii: cosa, a chi, quando, quale versione, conservato a norma | Una prova in caso di contestazione |
| Policy da riesaminare ogni anno | Un flusso di riesame annuale con firma della direzione | L’obbligo più dimenticato, gestito da solo |
| Tutto dipende da una persona | Ruoli, responsabili e storico nel sistema | Se quella persona è in ferie, l’azienda risponde lo stesso |
Come funziona
Scadenza e rinnovo
- 60 giorni prima: il responsabile riceve un’attività con il documento da rinnovare e l’ente da contattare.
- 30 giorni prima: sollecito via email, e il documento diventa giallo nel semaforo delle scadenze.
- 7 giorni prima: viene informato il titolare. Nessuno può dire di non saperlo.
- Rinnovo: la nuova versione viene caricata e verificata, la precedente resta nello storico e i fascicoli dei clienti si aggiornano da soli.
Richiesta da un cliente
- Arriva un questionario di qualifica, una richiesta di audit o una clausola NIS2, via email, PEC o piattaforma del cliente. Si registra con il nome del cliente e la data entro cui rispondere.
- Confronto: i documenti richiesti vengono confrontati con quelli validi in archivio. Si vede subito cosa c’è e cosa manca.
- Completamento: solo per i documenti mancanti o scaduti partono attività con un responsabile e una data.
- Invio: il fascicolo con indice viene inviato o caricato sulla piattaforma del cliente, e l’invio resta registrato.
Quali documenti gestisce
Partiamo da un catalogo già pronto, che rifiniamo con te durante l’attivazione.
Qualifica fornitori e documenti di base
- DURC, visura camerale, certificato antimafia dove richiesto
- Polizze assicurative, certificazioni ISO 9001, 14001, 45001
- DVR, nomine, attestati di formazione sulla sicurezza
- Codici di condotta e dichiarazioni firmate per ciascun cliente
Moda e pelle: cosa chiedono i brand negli audit
- Autorizzazioni ambientali, registri dei rifiuti, permessi per gli scarichi
- Contratti di lavoro e regolarità contributiva dei terzisti
- Certificazioni di prodotto e di processo: LWG, GRS, RCS, GOTS, OEKO-TEX, SA8000 (vedi le certificazioni tessili e della pelle)
- Dichiarazioni REACH e sulle sostanze estremamente preoccupanti, conformità ZDHC
- Test di laboratorio chimici e fisici per articolo o lotto
- Elenco dei sub-fornitori con i loro documenti
NIS2: cosa chiedono i clienti soggetti
- Politica di sicurezza firmata dalla direzione, con registro dei riesami
- Valutazione dei rischi aggiornata
- Piano di risposta agli incidenti e referente per la sicurezza
- Procedura di backup e prova dell’ultimo test di ripristino
- Evidenza di autenticazione a più fattori e protezione dei dispositivi
- Registro della formazione del personale
- Inventario dei sistemi e dei servizi esterni, cloud compresi
- Certificazione ISO/IEC 27001 con perimetro e scadenza, se presente
Per chi è
Per le PMI fornitrici tra 15 e 100 addetti: abbastanza grandi da essere controllate dai clienti, troppo piccole per avere un ufficio compliance.
- Fornitori della moda e della pelle: concerie, terzisti, tessile e pelletteria che ricevono audit da più brand.
- Fornitori di aziende soggette a NIS2: assistenza informatica, software, servizi gestiti, logistica, manutenzione, servizi a sanità, energia e pubblica amministrazione.
- Chi deve entrare o restare nell’albo fornitori di un grande committente e ne riceve i questionari di qualifica.
Fa per te se hai ricevuto un questionario o un audit negli ultimi dodici mesi, gestisci almeno dieci documenti con una scadenza e oggi le date stanno in un Excel o nella testa di una persona.
Cosa non è
- Non è una consulenza NIS2: non scriviamo le policy di sicurezza e non certifichiamo nulla. I documenti li producono la tua azienda e i tuoi consulenti.
- Non è un software di cybersecurity: non protegge i computer, protegge le prove.
- Non ti rende «conforme»: rende dimostrabile, in ogni momento, la conformità che hai.
Per questo lavoriamo bene accanto ai consulenti NIS2, ISO, SA8000 e della sicurezza sul lavoro: loro producono i documenti, Fascicolo Fornitore li tiene vivi.
Perché Risolvi
Fascicolo Fornitore è costruito su ARXivar, la piattaforma di gestione documentale che installiamo e seguiamo nelle aziende dal 2008. Non è un prodotto nuovo da imparare a fidarsi: classi documentali, scadenze, flussi di approvazione, firma e conservazione a norma sono funzioni che usiamo da anni. Quello che aggiungiamo è il modello già pronto per i documenti dei fornitori e il nostro supporto, da Firenze.
A differenza delle piattaforme dei clienti, l’archivio è tuo: carichi i documenti una volta e rispondi a tutti. A differenza di una cartella condivisa, sa quando un documento scade e chi deve rinnovarlo.
Come si inizia: il check-up documentale
Il primo passo è un check-up documentale: guardiamo insieme le ultime richieste ricevute dai tuoi clienti e i documenti che hai oggi, e ti consegniamo l’elenco di cosa c’è, cosa manca e cosa sta per scadere. Da lì decidi se attivare il servizio.
Se vuoi partire subito da solo, scarica il nostro scadenzario Excel gratuito.